電子取引の保存ルールについて／税に関するご相談は名古屋･岡崎市の税理士法人アイビスヘ！
令和6年１月に電子帳簿保存法が施行されることで、電子取引の保存ルールが下記のように変更されることになります。
申告所得税･法人税に関して帳簿･書類を保存する義務のある方が、注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。
今回は、電子取引の保存ルールについて解説します。
どのように保存する必要がある？
1. 改ざん防止のための措置をとる必要があります。
2. 「日付・金額・取引先」で検索できる必要があります。
3. ディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要があります。
※保存するファイル形式は問いませんので、PDFに変換したものや、スクリーンショットでも問題ありません。
上記の保存をする際には、保存されたデータが改ざんされないようにする「真実性の確保」と保存されたデータを検索・表示できるようにする「可視性の確保」が必要になります。
「真実性の確保」と「可視性の確保」については、下記の通りとなります。
○ 真実性の確保
① タイムスタンプが付された後、取引情報の教授を行う。
② 取引情報の教授後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行うもの又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
③ 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の教授及び保存を行う。
④ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規定に沿った運用を行う。
○ 可視性の確保
保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと。
電子計算機処理システムの概要書を備え付けること。
検索機能※を確保すること。
※帳簿の検索要件①～③に相当する要件（ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③不要）
保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能不要。
まとめ
電子取引のデータは、単にファイルに保存すればよいのではなく、「保存要件」に従って保存しなければなりません。保存要件では「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つを満たす必要があります。
令和6年1月1日以降は、2つの要件を満たす保存方法での保管が必須になります。
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