スキャナ保存と電子取引の共通点と相違点／岡崎市・名古屋市にある税理士法人アイビスの解説
電子帳簿保存法
スキャナ保存とは
紙の領収書や請求書などは一定の要件の下で、スマホやスキャナで読み取った電子データの形式で保存することができます。よってスキャンしたデータを保存することができれば、紙の書面は破棄しても構わないことになります。
電子取引とは
注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。
あくまでデータでやりとりしたものが対象であり、紙でやりとりしたものをデータ化しなければならないわけではありません。
受け取った場合だけでなく送った場合にも保存する必要があります。
スキャナ保存と電子取引の共通点
1、タイムスタンプの付与
2、検索要件
①取引年月日、取引金額、取引先の3項目を検索できる
②日付または金額の範囲指定で検索ができること
③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索ができること
※保存義務者が税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は、検索要件のうち②、③の要件が不要となります。
以下の場合は検索要件の全てが不要とされました。
基準期間の売上高が1,000万円以下である事業者（令和5年12月31日まで適用）
基準期間の売上高が5,000万円以下である事業者（令和6年1月1日から適用）
スキャナ保存と電子取引の相違点
タイムスタンプの付与の方法
スキャナ保存の場合
①早期タイムスタンプ付与方式
受領後、速やかに（おおむね７営業日以内に）タイムスタンプを付与する方式。
②業務サイクルタイムスタンプ付与方式
受領後、業務の処理に係る通常の期間（最長で2か月）を経過した後、速やかに（おおむね７営業日以内に）タイムスタンプを付与する方式（合わせて、最長で2か月＋7営業日）。
ただし、業務の処理（受領から入力、タイムスタンプ付与までのそれぞれの事務処理）に関する規程を会社として定めておくことが必要です。
電子取引の場合
電子取引の取引情報を受領してから、原則として速やかに（おおむね７営業日以内に）、もしくは、業務の処理にかかる通常の期間（最長で2か月）＋速やかに（おおむね7営業日以内に）タイムスタンプを付与することが求められます。
このようにスキャナ保存と電子取引の電子データ保存には共通する要件が多くありますが相違する点もありますので留意する必要があります。
電子帳簿保存法等でお困りのことがあればお気軽にアイビススタッフまでお問合せください。
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