電子帳簿保存法導入のメリット・デメリット
令和6年1月に施行された電子帳簿保存法により、電子取引データ（電子メールの添付などで受け取った電子データなど）は、原則、電子データでの保存が義務付けられました。電子取引データ以外の、会計ソフトなどで作成した帳簿書類、紙で発行あるいは発行を受けた書類については原則紙での保存になりますが、電子帳簿保存法により電子データでの保存も認められています。
電子帳簿保存法導入のメリット
業務の効率化
レシートなど紙ベースで保存していた領収書などの書類を電子データ化することで、書類のファイリングや封入・封緘（ふうかん）など、書類管理における手作業や負担が軽減されるだけでなく、検索機能を使って目当ての書類を簡単に探し出すことができます。
また、紙の帳簿を閲覧するのはオフィス内に限られますが、帳簿書類を電子化してクラウド上に保管しておけば、場所や時間を問わず帳簿書類にアクセスできるようになり、自宅から作業することも可能です。するとテレワークを導入しやすくなるでしょう。
書類の保管スペース・コストの削減
紙のデータはデータ量に応じてファイルや保管スペースを拡張していく必要がありますが、電子データは紙データのようにデータ量に応じて物理的な格納スペースが著しく増加していくものではありません。紙のデータと比べてスペースを節約できるため、データ保管のためのスペースを新たに設けたり、外部に倉庫を借りたりする必要がなくなります。
また、帳簿書類を電子データでの保存はペーパーレス化にもなるため、紙を印刷するためのインク代や用紙代、ファイリングのためのファイル代、保管するためのキャビネット代などの経費削減につながります。
紙での保存に伴うリスクの低下
電子データに比べて紙での保存にはリスクがあります。レシートなどは特に、紙が破れたり色あせたりすることで、記載された文字が判別しづらくなります。ほかにも場所の移動時に紛失するリスクや、火事や水害など予期しない災害で消失する可能性もあります。
電子データ化しクラウドなどで高いセキュリティが確保できれば、これらのリスクがなくなり安全に保存できます。
セキュリティの強化
電子帳簿保存法に則った書類の管理が進むと、セキュリティの強化にもつながります。
紙の資料や書類のセキュリティ対策は、キャビネットに鍵をかける、部屋に入れる人を制限するなどの物理的な方法がメインです。
しかし、電子化された書類はアクセス権限や閲覧権限の設定をすることで、不正な持ち出しや閲覧、改ざんを防げます。
物理的な対策は、人為的なミスも起こりやすく、管理者がずさんな場合には効果も低くなります。
ところが、電子データに対するアクセス制限などの場合、一度の設定でずっと一定のセキュリティレベルを保てるため、従業員によって権限を分け、より正確に細かく制限をすることも可能です。
電子帳簿保存法導入のデメリット
システム導入のコスト
帳簿書類を電子データ化するには、コンピュータやシステムの導入が必要不可欠です。
パソコンやスキャナーなどの購入費や、ソフトウェアやクラウドシステムの導入費用といった初期コストはもちろん、継続的に運用するにはそれなりのランニングコストもかかります。
電子帳簿保存法の適用によって削減できるコストも少なくありませんが、一方で新たな初期コストや維持費がかかります。
電子帳簿保存法の制度を把握した人材の必要性
電子帳簿保存法に則って電子データを保存するためには、複雑な要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法を把握している専門性の高い人材がいれば安心ですが、電子帳簿保存法に適応したシステムの導入では、システムを扱う社員の教育、運用ルールの整備、業務手順の見直しが必要になり、採用または研修して育成し、確保する必要があります。
システム障害のリスク
電子データはコンピュータのHDDやサーバー上で保存・管理するため、パソコン自体がクラッシュしたり、サーバーがシステムダウンしたりすると、データが失われる可能性があります。
一度失ったデータを復元するのは非常に難しく、バックアップ体制を徹底していなかった場合、データを永久に失ってしまうこともあるので要注意です。
まとめ
電子帳簿保存法の中には電子データでの保存が義務付けられている内容があるので、多くの企業で注意しなければなりません。義務である以上対応が必要であり、法律に対応したシステムの導入など初期投資がかかります。
しかし電子データ化による保存は、紙ベースで書類を保管することに比べて「書類の保管スペースが必要ない」、また「印紙代や印刷代などのコストが大幅に削減できる」、「書類管理の手間が省ける」などのメリットがあります。
また、経理業務が複雑化すると懸念されている「インボイス制度」や働き方改革の推進による「リモートワークの増加」においても、帳簿類・請求書などの電子化は有効とされています。
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