電子帳簿保存法～真実性・可視性の確保とは／岡崎市・名古屋市にある税理士法人アイビスの解説

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電子帳簿保存制度とは税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書・請求書・決算書等」を紙ではなく電子データで保存することです。
電子データで授受した取引情報をデータ保存する際は、「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要です。

「真実性の確保」

真実性とは改ざん痕なく、改ざんできてしまう電子取引の改ざん・削除の抑止対策です。
帳簿を訂正または削除を行った場合、これらの事実及び訂正前の内容を確認できることが必要です。

タイムスタンプの付与

下記のいずれかの措置をとる。
・タイムスタンプが付与された取引情報を受領する。
・取引情報の受領後、速やかにタイムスタンプを付与するとともに保存の実行者または監視者に関する情報を確認できるようにしておく。
・訂正や削除を確認できるシステム、もしくは訂正や削除が確認できるシステムで取引情報の受領及び保存を行う。
・ 訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定め、それに沿った運用をおこなう。

「可視性の確保」

可視性とは税務調査時に検索と明瞭な表示を求めています。取引年月日、取引先、取引金額を指定して検索も必要です。日付、金額は範囲を指定して条件検索でき、これらの2つ以上の項目組み合わせで条件設定による検索で、検索は画面、書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できることとされています。

関係書類の備え付け

システムの概要を記載した関連書類を備え付ける。

見読制の確保

保存場所に電子計算機・プログラム・ディスプレイおよびプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付ける。
さらに電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく。

検索機能の確保

・「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目
・「取引年月日」または「取引金額」の範囲指定
・複数の記録項目の組み合わせ

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